Politique de confidentialité

de « EXTERMINATION INNOVEX »

 

La protection de vos données personnelles nous tient à cœur. Nous vous invitons donc à prendre un moment pour vous familiariser avec notre politique de confidentialité.

La présente politique s’applique à l’utilisation du site Web https://www.exterminationinnovex.com/ et décrit comment nous traitons et protégeons les renseignements personnels que nous recueillons par un moyen technologique.

Nous suivons ces règles pour protéger votre vie privée et respecter nos obligations légales.

À qui s’adresse cette Politique de confidentialité?

Les règles décrites dans cette Politique de confidentialité vous concernent si nous recueillons vos renseignements personnels par un moyen technologique dans le cadre de nos activités.

Cette Politique de confidentialité ne s’applique pas aux sites Internet de tiers, incluant ceux auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui pourraient se trouver sur notre site Internet. Nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels sites.

  Si vous consultez un site Internet de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques que nous vous invitons à consulter avant de soumettre vos renseignements personnels, le cas échéant.

En naviguant sur notre site Web, vous consentez à l’utilisation de vos informations personnelles conformément à cette Politique de confidentialité.

En communiquant avec nous, en nous fournissant volontairement vos renseignements personnels, ou en naviguant sur notre site Web, vous consentez à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels conformément à cette Politique de confidentialité.

Si vous nous fournissez les renseignements personnels d’un tiers, vous déclarez détenir le consentement ou le pouvoir nécessaire pour nous permettre de recueillir, utiliser et communiquer ces renseignements conformément à cette Politique de confidentialité.

Aux fins de la présente politique, la notion de renseignements personnels est définie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1 (la « LPRSP ») :

  • « Renseignement personnel » : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
  • « Renseignement sensible » : un renseignement personnel qui suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée en raison de sa nature (par exemple, médicale, biométrique ou autrement intime) ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication.

Votre consentement

Extermination Innovex s’engage à informer ses clients, que ce soit par le biais de cet énoncé, de sa Politique de confidentialité, de son site Web ou de ses employés, des objectifs pour lesquels les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et communiqués.

Lorsque nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, nous le faisons toujours dans des buts précis.

Le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels est obtenu avant ou au moment de la collecte des renseignements, sauf dans les autres cas et aux conditions prévues dans la loi. Il ne vaut que pour la période nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé.

Suivant la nature et la sensibilité des renseignements personnels, le consentement peut être explicite (par exemple verbalement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (par exemple lorsque vous fournissez volontairement des renseignements personnels).

Nous veillons toujours à respecter les objectifs pour lesquels nous avons recueilli vos renseignements personnels. Dans l’éventualité où nous envisagerions d’utiliser ou de communiquer ces renseignements à d’autres fins, nous solliciterons votre consentement, à moins que cela ne soit autorisé par la Loi.

En tout temps, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication (sauf dans le cas des exceptions prévues par les lois applicables) ou à la conservation de vos renseignements personnels.

À cet effet, nous renvoyons le lecteur à la section “Droit d’accès, de rectification ou de retrait” de la présente Politique de confidentialité.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Extermination Innovex collecte divers renseignements personnels. À cet égard, dans le cadre de vos interactions avec nous, nous pouvons recueillir :

  • Vos coordonnées personnelles, telles que votre nom, prénom, adresse postale, adresse courriel et numéro de téléphone;
  • Vos informations relatives à la facturation, telles que vos coordonnées bancaires et numéro de carte de crédit;
  • Des renseignements relatifs au recrutement, tels que votre curriculum vitae.

Fins pour lesquelles s’effectue la collecte de vos renseignements personnels

 Extermination Innovex ne collecte que les informations personnelles strictement requises pour l’établissement, la gestion et la conservation de ses relations avec ses fournisseurs et prestataires de services, ainsi que celles nécessaires à l’accomplissement de ses obligations envers ses clients.

Lorsque vous communiquez avec nous (ex. pour une demande d’information ou de soumission)

Les renseignements personnels que vous nous transmettez vous-même au téléphone, par courriel ou sur notre site Web lors des situations suivantes :

  • Lors de demande d’information ou de soumission.
  • Lors d’échange par courrier, courriel, téléphone ou en personne.

Le type de renseignement recueilli peut comprendre, sans s’y limiter :

  • Votre prénom et nom de famille
  • Votre numéro de téléphone et adresse courriel
  • Votre adresse à domicile ou professionnelle
  • Toute autre information que vous indiquerez volontairement à votre demande

Quand vous naviguez sur notre site Web

Des données d’utilisation sont collectées lors de l’utilisation du site Web. Elles comprennent, notamment :

  • L’adresse IP (protocole Internet) de votre ordinateur lorsqu’il accède à notre site
  • Pages Web consultées
  • Type de navigateur utilisé pour accéder au site
  • Date et heure de l’accès
  • Localisation (approximative)

Technologies de suivi et fichiers témoins (cookies en anglais)

Le site a éventuellement recours à des fichiers témoins (cookies) lui permettant de traiter des statistiques et des informations sur le trafic, de faciliter la navigation et d’améliorer le service pour le confort de l’utilisateur. Certains de ces fichiers sont supprimés automatiquement après votre session de navigation, alors que d’autres peuvent demeurer sur votre appareil jusqu’à 24 mois ou jusqu’à ce qu’ils soient supprimés.

Le tableau ci-dessous explique quels types de témoins sont utilisés et les raisons pour lesquelles ils sont utilisés :

Témoins nécessairesLes témoins nécessaires ne stockent aucune donnée qui vous identifie personnellement et sont essentiels pour le bon fonctionnement du site. Ils ne peuvent pas être désactivés.
Témoins de performanceLes témoins de performance sont utilisés pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec le site Internet et fournissent des informations sur le nombre de visiteurs, la source de trafic, etc. Cela nous aide à améliorer le fonctionnement du site Internet.
Témoins de marketingLes témoins de marketing sont utilisés pour améliorer la pertinence des annonces qui vous sont proposées. Ceux-ci servent aussi à évaluer l’efficacité des campagnes publicitaires et évitent que les mêmes publicités réapparaissent en boucle.
Témoins fonctionnelsCes témoins servent à améliorer le fonctionnement de notre site Web, mais ne sont pas essentiels à leur utilisation. Sans ces témoins, certaines fonctionnalités (comme le choix de langue, affichage des vidéos, etc.) pourraient devenir inaccessibles.
Non classifiésLes témoins non classifiés n’appartiennent à aucune autre catégorie ou sont en cours de catégorisation.

Il est possible de gérer l’utilisation des fichiers témoins sur le site Web en cliquant ici.

Vous avez la possibilité d’installer une extension de navigateur pour désactiver Google Analytics, ce qui empêchera le code JavaScript (ga.js, analytics.js et dc.js) de transmettre des informations au sujet de vos visites à Google Analytics. Plus d’information ici.

L’utilisation des renseignements personnels

Un renseignement personnel ne peut être utilisé par Extermination Innovex que dans le but pour lequel il a été initialement recueilli, à moins d’obtenir préalablement le consentement de la personne concernée, sauf dans les situations où une autorisation explicite est accordée en vertu de la LPRSP, notamment :

  • Lorsque son utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueilli;
  • Lorsque son utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
  • Lorsque son utilisation est nécessaire à l’application d’une loi au Québec, que cette utilisation soit ou non prévue expressément par la loi.

Nous utilisons les renseignements personnels, notamment, aux fins suivantes :

  • Afin de fournir nos services ainsi que pour la conduite de nos affaires, pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous;
  • Afin de vous contacter. En effet, lorsque nécessaire ou raisonnable, nous communiquerons avec vous par courriel, téléphone ou autre pour vous aviser de fonctions, produits, services ou mises à jour qui pourraient vous intéresser;
  • Pour la création de comptes clients;
  • Pour répondre et nous conformer à nos obligations légales et réglementaires;
  • Pour recruter du personnel;
  • Pour veiller à la bonne conduite de nos affaires, incluant la facturation et la gestion de nos comptes clients;
  • Afin de faciliter l’utilisation de nos sites Web et de s’assurer que le contenu est pertinent, ainsi que pour s’assurer que le contenu de nos sites Web est présenté de la manière la plus efficace pour vous et votre appareil;
  • Afin de demander votre avis sur les produits ou services reçus. Si vous partagez un témoignage sur notre entreprise, nos produits ou nos services, il pourra être publié sur ce site ou à un autre endroit sur le Web;
  • Dans le but d’acquérir des données statistiques et des analyses de performance relatives à notre site Web, notamment au moyen de fichiers témoins analytiques;
  • À des fins de marketing et de développement des affaires afin d‘améliorer nos efforts de marketing, tels que l’utilisation de publicité ciblée, adaptée à vos besoins et intérêts particuliers;
  • Toute autre fin qui est autorisée par la loi ou à laquelle vous consentez.

Un renseignement personnel ne peut être utilisé par notre organisation qu’aux fins pour lesquelles il a été recueilli, sauf avec votre consentement ou si l’utilisation est autrement autorisée par la loi.

La communication des renseignements personnels

Au sein d’Extermination Innovex vos renseignements personnels sont uniquement accessibles à nos employés, membre du personnel informatique et membre de l’administration, dont les fonctions le requièrent.

Nous pouvons cependant partager vos renseignements personnels avec des tiers lorsque la loi l’exige ou encore, avec des fournisseurs de services

Nous limitons les renseignements que nous fournissons à nos partenaires ou fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions.

Fournisseurs externes : Pour mener à bien nos activités, nous pourrions devoir partager certaines de vos informations personnelles avec des tiers. Ils font notamment partie des catégories suivantes :

  • Services de technologie (applications, centres de données, stockage de données et sauvegarde, services d’hébergement de fichiers, services de maintenance et soutien informatique) ;
  • services professionnels;
  • services financiers et opérations bancaires;
  • services de communication et publicité ;
  • services de courrier;
  • services d’analyse des données et de marketing.

En conformité à la LPRSP, les prestataires ou fournisseurs avec lesquels nous travaillons ne vont utiliser vos informations que dans la limite nécessaire pour accomplir les services qu’ils nous rendent.

Dans tous les cas, notre organisation met en place des moyens raisonnables pour s’assurer que le fournisseur à qui les renseignements personnels sont communiqués a mis en place des mesures permettant de maintenir la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels.

Conformément à la LPRSP, vos renseignements personnels peuvent être communiqués par l’organisation, sans votre consentement, notamment, aux personnes suivantes :

  • À une personne ou à un organisme ayant le pouvoir de contraindre à leur communication et qui les requiert dans l’exercice de ses fonctions;
  • À une personne à qui cette communication doit être faite en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée;
  • À une personne qui, en vertu de la loi, peut recouvrer des créances pour autrui et qui le requiert à cette fin dans l’exercice de ses fonctions;
  • À une personne à qui il est nécessaire de communiquer le renseignement en vertu d’une loi applicable;
  • Si cela s’avère indispensable pour conclure une transaction commerciale, nous pourrions également partager des informations personnelles avec l’autre partie de la transaction, sans nécessiter le consentement préalable de la personne concernée.

Dans ce dernier cas, une entente sera préalablement conclue avec l’autre partie, stipulant notamment que cette dernière partie s’engage : 1° à n’utiliser le renseignement qu’aux seules fins de la conclusion de la transaction commerciale;  2° à ne pas communiquer le renseignement sans le consentement de la personne concernée, à moins d’y être autorisée par la présente loi;  3° à prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection du caractère confidentiel du renseignement;  4° à détruire le renseignement si la transaction commerciale n’est pas conclue ou si l’utilisation de celui-ci n’est plus nécessaire aux fins de la conclusion de la transaction commerciale.

Vos informations peuvent être transférées — et conservées sur – des ordinateurs ou serveurs situés en dehors de votre état, province, pays ou collectivité territoriale, et où les lois sur la protection des données peuvent différer de celles en vigueur là où vous vivez.

Avant de communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures de protection. Nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, un processus au cours duquel nous examinons tous les éléments pouvant influencer votre vie privée et évaluons si les renseignements seront suffisamment protégés.

Dans tous les cas, notre organisation met en place des moyens raisonnables pour s’assurer que le fournisseur à qui les renseignements personnels sont communiqués a mis en place des mesures permettant de maintenir la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels.

Incident de confidentialité

Si l’un de nos membres du personnel a des motifs de croire qu’un Incident de confidentialité impliquant un Renseignement personnel détenu par Extermination Innovex a eu lieu, celui-ci doit immédiatement en informer le Responsable de la protection des renseignements personnels (« RPRP ») en fournissant l’ensemble des informations pertinentes pour évaluer la situation.

Le RPRP est chargé de prendre des mesures raisonnables visant à réduire les risques de préjudice pour les personnes concernées et à prévenir de nouveaux incidents similaires. Il est également responsable de déterminer si l’Incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées. Dans l’affirmative, il doit aviser rapidement la Commission d’accès à l’information et informer toute personne concernée par l’Incident de confidentialité, à moins que cela ne compromette une enquête menée par une entité habilitée par la loi à prévenir, détecter ou réprimer les crimes ou les infractions.

Le RPRP peut également informer toute personne ou organisme susceptible de réduire ce risque, en ne divulguant que les Renseignements personnels nécessaires à cette fin, sans le consentement de la personne concernée. Dans ce dernier cas, le RPRP doit consigner la communication dans un registre approprié.

Par ailleurs, le RPRP tient un registre détaillé de tous les Incidents de confidentialité.

Nous ne sommes pas responsables de la perte ou de la suppression des données par les utilisateurs.

 De même, nous n’acceptons aucune responsabilité pour les dommages éventuels causés par les virus informatiques, une intrusion non autorisée ou un piratage.

Droit d’accès, de rectification ou de retrait

À tout moment, vous pouvez :

  • Avoir accès à vos renseignements personnels ou bien faire une demande de rectification ou de destruction;
  • Demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels;
  • Exercer vous-même ces droits en envoyant une demande écrite par courriel au RPRP ou par correspondance écrite à l’adresse postale indiquée à la fin de cette politique;
  • Demander une copie de vos données et renseignements personnels dans un format accessible.

Nous pourrions vous demander les données nécessaires pour valider votre identification en tant que propriétaire des renseignements personnels en cause.

Veuillez noter que la suppression de certaines données ne sera pas effectuée lorsqu’elle pourrait causer des dommages aux droits ou aux intérêts légitimes de tiers, ou lorsqu’il existe une obligation légale ou réglementaire de conserver les données.

Mises à jour de la présente Politique de confidentialité

Tout comme les lois sur la protection des renseignements personnels et notre façon d’utiliser les témoins peuvent être modifiées de temps à autre, notre Politique de confidentialité en cette matière pourra aussi être ajustée sans préavis.

Ces changements seront en vigueur à la date de leur publication sur notre site Web ou lorsqu’elles vous seront communiquées par tout autre moyen.

Nous vous encourageons donc à les examiner chaque fois que vous visitez le site Web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

Le fait de continuer à fournir des informations personnelles à Extermination Innovex ou d’utiliser son site Web après l’affichage des modifications apportées équivaut à acquiescer implicitement aux modifications apportées à la Politique de confidentialité.

Question, plainte ou commentaire

La présente politique est approuvée par le RPRP.

Si vous avez des questions, ou désirez émettre des commentaires au sujet de cette politique, exercer vos droits, présenter une plainte ou obtenir des informations sur nos pratiques concernant nos fournisseurs de services à l’extérieur du Québec, il est possible de contacter notre RPRP, dont les coordonnées sont les suivantes :

Nathalie Barabé
Responsable de la protection des renseignements personnels
40, rue Saint-Charles, Saint-Jean-sur-Richelieu, QC  J3B 2B5
450-359-0335, poste 5
adm@exterminationinnovex.com

 

La présente Politique entre en vigueur le 21 décembre 2023

 

Annexe 1 – Conservation et Destruction des renseignements personnels

Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels?

Extermination Innovex maintient la conservation de vos informations personnelles dans le but d’atteindre les objectifs pour lesquels ces renseignements nous ont été communiqués, ainsi que toute finalité connexe autorisée.

Une fois ces objectifs atteints, nous cesserons l’utilisation de vos informations personnelles.

À cet égard, après l’achèvement de toute demande et/ou d’achat effectué afin d’obtenir nos services, vos renseignements personnels seront conservés pour le temps nécessaire pour accomplir notre mandat.

Par la suite, nous conserverons toute information personnelle nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

Conservation des renseignements personnels

Les membres du personnel assurent la confidentialité des renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions :

  • S’assurent du respect des politiques, directives et procédures de l’entreprise visant la protection des renseignements personnels;
  • Ne révèlent aucun renseignement personnel dont ils ont pris connaissance dans l’exercice de ses fonctions sans y être autorisé;
  • Accèdent seulement aux renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions;

À cet effet, les membres du personnel de l’entreprise qui utilisent des renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions doivent :

  • Limiter l’utilisation qu’ils en font aux fins de l’exercice de leurs fonctions;
  • S’assurer d’en préserver la confidentialité en toutes circonstances;
  • Informer sans délai le RPRP de toute situation où la confidentialité de renseignements personnels pourrait avoir été compromise;

Destruction des renseignements personnels

Tous les renseignements personnels recueillis, quel que soit leur support, sont conservés dans un environnement sécurisé.

À cet effet, ceux-ci sont conservés le temps nécessaire à la réalisation des fins prévues par leur collecte et pour nous conformer à nos obligations de conservation décrites dans la LPRSP.

Les renseignements seront ensuite détruits de manière sécuritaire. Les supports physiques sont détruits de manière appropriée, tandis que les données électroniques sont effacées ou anonymisées de manière à ce qu’elles ne puissent pas être récupérées.

 

Annexe 2 – Rôle et responsabilité

La Responsable de la protection des renseignements personnels :

  • Assure le respect et la mise en œuvre des dispositions de la LPRSP au sein de l’entreprise;
  • Veille au respect de la présente politique ainsi que des obligations légales, réglementaires et administratives relatives à l’accès aux documents et à la protection des renseignements personnels;
  • Assume un rôle de conseil, de soutien et d’accompagnement auprès du personnel de l’organisation en ce qui concerne l’application de la présente Politique de confidentialité et des obligations législatives concernant la protection des Renseignements personnels;
  • Traite les plaintes et demandes relatives à la protection des renseignements personnels conformément à la Loi et les consigne au registre appropriés;
  • Approuve les Politiques requises en vertu de la LPRSP;
  • S’assure de la publication de ses coordonnés sur le site web.

L’administration

  • Nomme le RPRP;
  • Fournit des ressources adéquates pour la formation du personnel et la mise en œuvre des mesures de protection des renseignements personnels.

Le personnel informatique

  • S’assure de la sécurité des ressources informationnelles et de l’information détenues ou utilisées conformément aux politiques et directives d’Extermination Innovex;
  • Veille à l’accessibilité et à la conservation des renseignements personnels.

Les membres du personnel

  • S’assurent de la sécurité des ressources informationnelles et de l’information détenues ou utilisées conformément aux politiques et directives d’Extermination Innovex;
  • Prennent connaissance de la présente politique et en respecte l’esprit, les dispositions et les procédures qui en découlent;
  • Prennent les mesures nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels auxquels il a accès;
  • N’accèdent qu’aux renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions;
  • Utilisent les renseignements personnels auxquels il a accès pour les fins prévues lors de leur collecte;

 

Annexe 3 – Traitement des plaintes

Pour exercer leurs droits relatifs aux renseignements personnels, les individus concernés doivent adresser leur demande écrite à Mme Nathalie Barabé de Extermination Innovex, en utilisant l’adresse courriel adm@exterminationinnovex.com. Cette demande devra contenir des informations suffisantes permettant une identification claire, afin que nous puissions les renseigner sur l’existence, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels que nous détenons les concernant.

Une plainte devra indiquer les informations suivantes :

  •   Les nom et prénom de la partie plaignante ainsi que ses coordonnées;
  •   Une description détaillée et précise de la situation problématique;
  •   Les mesures correctrices envisagées ou souhaitées.

Une plainte sera recevable uniquement si :

  • Elle est formulée par une personne physique;
  • Elle concerne une insatisfaction relative à une pratique, une action ou l’inaction d’Extermination Innovex qui quant à la gestion ou la protection des renseignements personnels qu’elle détient à son sujet;
  • Elle n’est pas abusive, frivole ou manifestement faite de mauvaise foi;
  • Elle ne contient pas contient des propos à caractère haineux ou diffamatoire;

Extermination Innovex s’engage à examiner toute demande écrite dans un délai de trente (30) jours à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé avec notification d’une période additionnelle de trente (30) jours si le respect du délai initial entrave les activités d’Extermination Innovex ou si la demande nécessite une consultation rendant difficile le respect du délai initial.

Aucun frais ne sera exigé par Extermination Innovex pour le traitement de telles demandes, sauf dans les cas où elles sont complexes.

Dans le cadre des délais impartis pour répondre, Extermination Innovex se réserve le droit de refuser toute demande, en conformité avec les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

En cas de refus, une justification appropriée sera fournie, et la personne concernée sera informée des recours prévus par la loi. Si l’individu n’est pas satisfait de la réponse fournie par Extermination Innovex, il peut déposer une plainte auprès de Mme Nathalie Barabé, RPRP d’Extermination Innovex, en utilisant l’adresse courriel adm@exterminationinnovex.com ou en communiquant avec cette dernière aux coordonnées suivantes :

Nathalie Barabé
Responsable de la protection des renseignements personnels
450-359-0335, poste 5
adm@exterminationinnovex.com

 

Une analyse de votre plainte sera complétée dans les délais décrits ci-haut. Si celle-ci est jugée valide et recevable, les rectifications nécessaires seront apportées.